A todos en algún momento en nuestro trabajo nos han asignado un proyecto. ¿Como empiezo?, es una de las preguntas más comunes. El gerente de proyecto a veces es asignado desde que se genera la necesidad de un proyecto, otras veces se asigna solo para que lo planifique y lo ejecute. Hay que tener en cuenta que un proyecto es cualquier esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
Tomando esto en cuenta debemos tener algunas informaciones a mano para iniciar el proyecto:
- Alcance del proyecto
- Presupuesto asignado
- Fecha de entrega
Existen otras variables que pueden ser tomadas en cuenta, pero estás que he mencionado podemos decir que son comunes a todos los proyectos. Estás informaciones normalmente son entregadas en un documento llamado “Acta constitutiva del proyecto” o “project charter”.
En algunas ocasiones el project manager debe ayudar al patrocinador del proyecto a redactar el acta constitutiva del proyecto con el fin de tener una mejor idea de sobre que va a trabajar.
En el acta constitutiva del proyecto debe contener información suficiente para que cualquier persona que lo lea pueda determinar de qué se trata este proyecto: objetivos, alcance, cuáles van a ser los entregables más importantes del proyecto, el presupuesto disponible, la fecha limite esperada de entrega, las suposiciones y riesgos identificados hasta ese momento, las limitaciones que se le van a imponer al proyecto y quien es el project manager.
Tan pronto tengamos en nuestro poder el acta constitutiva del proyecto ya somos totalmente responsables de la ejecución del proyecto.
Para darle formal inicio al proyecto es necesario preparar una presentación en power point con los datos disponibles hasta el momento para realizar una reunión de lanzamiento de proyecto. A esta reunión debemos invitar a los miembros del equipo inicial, y a los interesados claves que se han identificado hasta el momento. Esta primera reunión es solamente informativa y su única finalidad es hacer de conocimiento público el inicio del proyecto ante los interesados.
A partir de este punto iniciamos la fase de planificación del proyecto.
Ing. Tomas Marte, PMP, MBA