Para entrar en contexto vamos a citar las definiciones de los que es un proyecto y un programa.
Un proyecto es una actividad grupal temporal para producir un producto, servicio, o resultado, que es único. Es temporal dado que tiene un comienzo y un fin definido, y por lo tanto tiene un alcance y recursos definidos.
Llamamos programa a un conjunto de proyectos que guardan cierta relación entre sí y que se pueden ejecutar de modo secuencial, totalmente en paralelo o solapándose parcialmente. La dirección del programa se centra en las dependencias que existen entre proyectos, las economías de escala para reducir costes y la coordinación de distintos proyectos para eliminar riesgos y aprovechar sinergias.
Por ejemplo, un programa de desarrollo de una red de fibra óptica contiene proyectos específicos relacionados al diseño, construcción de planta externa, instalación de la red activa, compras, calidad, etc. Cada uno de estos proyectos individuales cumple una meta específica y todos juntos crean el programa de desarrollo de la red de fibra óptica.
Aunque los proyectos pueden existir sin un programa, los programas siempre están compuestos por proyectos relacionados. La madurez y la estructura de la organización decide si los proyectos estarán gestionados por programas.
Una diferencia notable entre la gestión de proyectos vs la gestión de programas son las áreas de conocimiento vs los dominios de desempeño.
La gestión de proyectos está basada en 10 áreas de conocimiento (PMBOK 6ta Edición):
- Gestión de la integración
- Gestión del alcance
- Gestión del tiempo
- Gestión del costo
- Gestión de la calidad
- Gestión de los recursos
- Gestión de la comunicación
- Gestión del riesgo
- Gestión de las compras
- Gestión de los interesados.
La gestión del programa a diferencia del proyecto se enfoca en buscar formas de hacer más eficiente la gestión de un conjunto de proyectos y por lo tanto se basa en dominios de desempeño. Estos son (Estándar de gestión de programa, 4ta Edición):
- Alineamiento de las estrategias del programa.
- Gestión de los beneficios del programa.
- Gestión de la participación de los interesados
- Gobernanza del programa.
- Gestión del ciclo de vida del programa.
Una forma de decirlo, el programa gestiona la estrategia para lograr los objetivos de los proyectos gestionados y la organización, y los proyectos gestionan las tácticas para mantener los proyectos dentro del tiempo costo y calidad.
Las organizaciones hoy en día emplean la gestión de programas como una forma de mejorar sus habilidades de entregar un beneficio en forma de valor para el negocio. A su vez las mismas deben abordar la necesidad de cambios creando iniciativas de negocios estratégicas para producir resultados o cambiar la organización, sus productos o sus servicios.