Hoy en día las empresas cada vez más se deciden a utilizar las técnicas de gestión de proyectos para gestionar los proyectos que les darán mayor beneficio y como una forma de controlar el el riesgo a nivel de tiempo, costo y calidad.
Una de las decisiones más difíciles para los ejecutivos y los gerentes de proyectos es cuál metodología utilizar para maximizar los beneficios de la gestión de proyectos. Existen muchas opciones en el mercado que pueden ayudarnos a lograr los objetivos pero no todas funcionan de la misma forma. Si la empresa no define desde el inicio su metodología, los resultados no van a ser consistentes y en muchos casos se crearía un caos en la empresa terminando por desacreditar la función de gestionar los proyectos.
Entre las metodologías de gestión de proyectos más utilizadas actualmente tenemos:
- Metodología de cascada o tradicional (PMI)
- Agile
- Prince2
- Método de la Ruta Crítica (CPM, por sus siglas en inglés)
- Gestión de la cadena crítica (CCPM, por sus siglas en inglés)
- Scrum
- IPM
- Desarrollo rápido de aplicaciones (RAD, por sus siglas en inglés)
- DMAIC/Six Sigma
Y la lista continúa!. Tener tantas opciones puede parecer abrumador a la hora de elegir, pero al final podemos encapsular todas estas metodologías en 2 grandes grupos: De cascada o tradicional y las metodologías Agile.
El objetivo general de la metodología de gestión de proyectos es ser capaces de estandarizar, estructurar y organizar la manera de trabajar. Así se ayuda a enfocar todos los proyectos de la misma forma y nos permite ser capaces de repetir los éxitos y aprender de los errores, por lo que hay un proceso de mejora continua. Es decir, una metodología es una gran herramienta para generar eficiencia a medida que se va utilizando.
El uso de una metodología en la gestión de un proyecto persigue unos beneficios específicos:
- Organizar los tiempos de proyecto.
- Proporcionar herramientas para estimar de forma correcta tiempos y costes.
- Ayudar a gestionar y minimizar los riesgos del proyecto.
- Mejorar la relación entre costos y beneficio de los recursos.
- Desarrollar las habilidades del equipo.
Se pueden concretar cinco pasos para establecer una metodología:
- Mapear lo que funciona ya en términos de prácticas, procedimientos, métodos y procesos.
- Hacer un benchmark de cómo se gestionan los tipos de proyectos y actividades que lleva a cabo tu organización. Siempre habrá estándares y métodos prácticos particulares para sectores de la industria.
- Definir los procesos que supondrán mejoras en la práctica de gestión de proyectos en tu organización. Esos procesos pueden estandarizarse para todos los proyectos mediante reglas, plantillas y procedimientos. El establecimiento de medidas que reflejen si se están implementando o no los procesos, y ligándose o no a recompensas, juega un papel principal en el cambio cultural hacia una organización orientada a proyectos.
- Documentar todos los procesos y sus componentes: plantillas, procedimientos. La compilación resultante de principios, procesos y herramientas puede denominarse la metodología.
- Reevaluar y refinar un proceso iterativo. Los componentes de la metodología serán revisados de forma periódica, actualizados y cambiados cuando sea necesario. Esta es una evolución continua, según la organización madura en la práctica de la gestión de proyectos.
Una metodología no debería ser estática. Cualquier metodología debería verse como un conjunto de documentos, describiendo un conjunto vivo de procesos. Una de las funciones principales de la oficina de proyectos es capturar lecciones aprendidas y sugerencias para mejorar los procesos de gestión de proyectos de los profesionales que dirigen dichos proyectos y así mejorar de forma continua la metodología.
Las diferentes metodologías no dejan de ser un marco de referencia que se adapta mejor a unos casos que a otros. Lo realmente importante es dotar a las personas y la compañía del método de trabajo que mejor se adapte al proyecto para conseguir la máxima eficiencia y los logros esperados.