La gestión de integración de proyectos incluye los procesos utilizados dia a dia para asegurar que los elementos del proyecto están siendo correctamente coordinados. Usando la gestión de integración de proyectos el director de proyectos (Project manager) puede ordenar todas las partes de un proyecto sin importar su complejidad.
Así es como los proyectos son completados dentro del tiempo, el costo y la calidad acordada. Está area de conocimiento ayuda a alcanzar los requerimientos y a manejar las expectativas de los interesados del proyecto (stakeholders).
La gestión de integración del proyecto comprende 7 procesos :
1- Desarrollar el acta constitutiva del proyecto (Project Charter)
2- Desarrollar el plan la dirección del proyecto.
3- Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto
4- Gestionar el conocimiento del proyecto
5- Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
6- Control integrado de cambios
7- Cerrar el proyecto
Los gerentes de proyectos han aprendido a través de prueba y error que la gestión de proyectos es realmente una serie de procesos y actividades. Estos procesos son aplicados iterativamente por el gerente de proyecto con experiencia para llevar el proyecto hasta su completación de una forma efectiva.
El gerente de proyectos debe saber que que no hay una única manera de gestionar un proyecto. Los procesos, conocimiento y habilidades de gestión de proyectos se aplican con diferentes órdenes y grados de rigor para alcanzar los objetivos del proyecto. Podemos decir que la integración cubre a alto nivel el trabajo que un gerente de proyecto debe hacer. Las demás áreas de conocimiento son el trabajo detallado.
A continuación resumo las actividades claves de los 7 procesos de la gestión de integración de proyectos.
1. El desarrollo del acta constitutiva del proyecto incluye trabajar con los interesados del proyecto para crear el documento que formalmente autorice el proyecto. El acta constitutiva del proyecto puede tener diferentes formatos, pero debe de incluir información básica del proyecto y la firma de los interesados claves.
2. El desarrollo del plan de gestión de proyectos incluye la coordinación de todos los esfuerzos de planificación para crear un documento consistente y coherente, el “Plan de Gestión del proyecto”. El propósito principal de la planificación del proyecto es facilitar la acción.
3. La dirección y gestión del trabajo del proyecto incluye llevar a cabo el plan del proyecto mediante el desarrollo de las actividades incluidas en este. La ejecución del plan de proyecto requiere la mayor cantidad del presupuesto de este.
4- La gestión del conocimiento del proyecto es el proceso de utilizar el conocimiento existente y crear nuevos conocimientos para alcanzar los objetivos del proyecto. Y contribuir al aprendizaje organizacional. Los beneficios claves de este proceso son que el conocimiento organizacional previo se aprovecha para producir o mejorar los resultados del proyecto y que el conocimiento creado por el proyecto está disponible para apoyar las operaciones de la organización y los futuros proyectos y fases.
5. El Monitoreo y control del trabajo del proyecto se necesita para alcanzar los objetivos de desempeño del mismo. El equipo de proyecto debe continuamente monitorear el desempeño del proyecto para determinar su salud.
6. El control integrado de cambios incluye coordinar cambios que afecten los entregables del proyecto y activos de los procesos de la organización.. Un sistema de control de cambios casi siempre incluye un comité de cambios, gestión de la configuración y un proceso para comunicar los cambios.
7. El cierre del proyecto incluye finalizar todas las actividades del proyecto. Es muy importante seguir un buen procedimiento para asegurar que todas las actividades del proyecto están completadas y que el patrocinador del proyecto (Sponsor) acepte la entrega del producto, servicio o resultado del proyecto.